第一章 总则
第一条 为进一步规范和加强深圳华中科技大学研究院（以下简称“研究院”）纵向科研经费管理，根据《深圳市财政委员会、深圳市科技创新委员会关于印发深圳市科技计划项目相关经费预算编制指引的通知》（深科财[2016]144号）、《国务院关于优化科研管理提升科研绩效若干措施的通知》（国发〔2018〕25号）、《深圳市人民政府关于加强和改进市级财政科研项目资金管理的实施意见（试行）》（深府规[2018]9号）、《深圳市科技创新委员会关于印发<深圳市科技计划项目实施过程与验收管理办法（试行）>的通知》（深科技创新规[2020]14号）等相关文件精神，结合研究院科技发展现状和纵向科研经费使用情况，制定本办法。
第二条 纵向科研经费是指通过各级政府机构批准立项的、政府财政拨款支持的各类计划项目经费。
第三条 本办法适用于所有以研究院名义取得的纵向科研项目经费。若有社会捐赠用于科研活动，参照研究院《横向科研经费管理办法》执行。
第四条 以研究院名义取得的纵向科研项目经费必须纳入研究院财务统一管理和核算，专款专用，任何单位和个人无权截留、挪用。
第五条 纵向科研项目经费管理应坚持以下原则：一是遵循规律遵循科研工作规律，实施分类管理，提高资金管理水平；二是理顺关系，建立事权和支出责任相匹配的间接经费分配和使用机制，释放创新活力；三是规范高效，明确科研资金管理和执行工作职责，优化管理流程，健全监管机制，强调精致管理、精致服务；四是绩效导向，根据一线科研人员实际贡献合理安排绩效支出，体现科研人员绩效，充分发挥绩效支出的激励作用；五是使用科研项目经费以合同方式取得货物、工程和服务的，须遵守研究院采购管理的相关规定。
第六条 项目主管单位有明确经费管理规定的，参照其管理规定或合同（协议）执行；项目主管单位对经费管理无明文规定的，参照本办法执行。
第二章 管理职责
第七条 研究院是纵向科研经费使用和管理的责任主体，实行“统一领导、分级管理、集中核算、责任到人”的管理体制。研究院法人在科研经费使用中行使审核监督职能。
第八条 项目负责人是纵向科研经费使用的直接责任人，应熟悉并掌握关于纵向科研经费管理的法律法规和财务规章制度，对纵向科研经费使用的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任，负责依法据实编制科研经费预算和决算，按照批复的预算和合同(任务书)规定使用经费，并接受研究院和相关主管部门的监督检查。
第九条 研究院各二级部门应明确各自在纵向科研经费使用、管理与监督方面的职责和权限，各司其职，协同合作，确保纵向科研经费管理工作有序到位。具体分工如下：
1、科技发展中心：负责纵向科研项目全过程管理；关联财务部制定纵向科研经费管理政策和组织相关培训；关联财务部指导项目负责人编制经费预算；负责审核预算调整；负责核定纵向科研经费类型、立项编号、分配经费；督促项目负责人按有关规定结题结算并及时与财务部互通项目结题结算信息；负责科研合同管理等相关工作；负责科研采购（含招投标）、科研固定资产管理的具体实施。
2、财务部：负责科研经费的会计核算和财务管理；负责科研项目的账务处理、预算控制、税费减免等工作；协助完成项目结题结算工作；负责对纵向科研经费使用和管理进行定期和不定期的内部审计自查工作。
3、人力资源部：参与科研项目人员绩效、社保相关事项审核和执行。
4、行政部：负责按照研究院采购管理的相关规定，对科研采购（含招投标）、科研固定资产管理进行指导实施。
第三章 支付管理
第十条 一般支付管理规定
1、严格执行项目负责人/签批人备案制度，需提交项目负责人/签批人身份证复印件及拓签印至科技发展中心及财务部备案，经费支付申请资料中负责人/签批人签字信息与备案信息不一致的，不予支付。
2、凡涉及自筹经费的项目，需事先签订自筹经费处理协议，明确自筹经费来源及使用要求等。
3、项目经费各方分配需有明确计划及书面文字约定，包括合作方及院方。
4、科技发展中心负责整理各项目验收任务完成情况及经费使用进度信息，并通过邮件按月度抄发至各项目负责人。
5、科技发展中心科研经费服务人员与财务部的支付工作边界如下：
1）科研经费服务人员负责：
①全面准确了解并严格执行本办法。
②对获批纵向项目预算等各项信息充分了解，能对每笔支出做出合理判断。
③与各项目负责人对接沟通办款事宜、做好项目负责人及项目成员的备案工作及各类协议、承诺书等书面约定材料的签订。
④做好各项目报销单据的预审工作。
⑤做好各项目台账的登记、更新、核对等日常管理工作。
⑥按月度整理各项目经费使用信息，并按月度通过电子邮件抄发至各项目负责人。
⑦按月出具项目经费管理报表，排查风险、提供分析建议并有效控制。
2）财务部负责：
①做好项目收入（含应收未收数据）统计及反馈上报。
②做好项目自筹经费管理。
③协助科技发展中心对项目报销单据进行复核，重点防范项目负责人的签批风险。
④统计实验室内耗，包括理清涉及实验室的减免、补贴及欠费信息等。
⑤配合科技发展中心提供部分项目验收资料，包括复核各项目经费决算表及提供相应凭证等。
⑥其它日常工作，包括做好项目凭证整理装订、定期抽查项目台账的准确性和及时性等。
6、内部支付流程：
报销人整理报销材料并填写项目资金支出申请表及报销/付款单（费用报销单或差旅费报销单或付款申请书或科研补贴明细表或项目专家咨询费发放表）→项目负责人签字确认→邮寄至深圳华中科技大学研究院→科技发展中心科研经费服务人员初审→科技发展中心主任审核（5万元及以上）→财务部审核→常务副院长审批→出纳付款。
第四章 支出办法
第十一条 一般支出规定
1、报销单据的填写:根据费用性质和付款对象填写对应单据（对单位付款一律填写付款申请书，差旅费报销原则上填写差旅费报销单，如没有住宿费且不报销出差补助或只有单程车票时填写费用报销单，其他报销填写费用报销单），按单据项目要求认真填写，注明附件张数，大小写金额必须完全一致（不得涂改），简述费用内容或事由。
2、除绩效支出、劳务费、专家咨询费、出差补助等费用外，其他支出报销必须取得相关发票。
3、严格项目组成员备案制度，项目负责人如有变更，需提交项目负责人变更说明，如未提供说明进行报销，并由更换人签名，财务不予受理。项目组其他成员发生变更，在费用支出报销前必须将变更人员明细情况报科技发展中心和财务部备案，否则退回其报销资料。
4、项目经费的负面清单——涉及以下情况的，不予支付项目经费：
1）无凭证票据和完备手续的；
2）超过项目合同规定的经费使用上限的；
3）设备购置无事前报备手续的；
4）招待费包括饮食、娱乐等；
5）的士发票多张连号的不予报销；
6）专家咨询费超标，劳务费支付无明确指向的。
5、科研经费支出必须以项目合同书中列出的支出项目为依据，项目合同书中没有列明的项目原则上不予报销。如确需发生，属于项目直接费用的，在其他费用中列支，属于项目间接费用的，在间接费用（管理费补助）中列支，严禁在直接费用中列支间接费用。项目经费支出应与项目完成进度相匹配，即已支付的项目经费占项目总经费的比例，应与已完成项目工作任务占项目总工作任务的比例基本匹配。
6、单笔项目支出导致项目经费已支付比例超过项目进度的，项目负责人应提出书面申请，经研究院审核通过后方可予以支付；
7、所有项目报销发票应为当年发票，即当年开具或当年验销的发票，严禁报销跨年发票即上年开具或上年验销的发票。发票必须规范，各项目齐全并加盖发票专用章。发票的开票人、收款人、复核应为姓名，不能为管理员、代码或简称，更不能空白。如增值税发票“数量单位栏”标记为“一批”或“见销货清单”时，则需提供防伪税控系统开具打印出来的销货清单并加盖发票专用章方可进行报销。设备费、材料费原则上需提供增值税专用发票。
8、所有支出款项均采用银行转账方式支付。
9、各项科研经费的支出，必须填写《项目资金支出申请表》（附件一），并由项目负责人签字，其他报销单据附后。
10、严禁以任何方式挪用、侵占、骗取科研经费。严禁编造虚假合同、编制虚假预算。严禁违规将科研经费转拨、转移到利益相关的单位或个人。严禁购买与科研项目无关的设备、材料。严禁虚构经济业务、使用虚假票据套取科研经费。严禁在科研经费中报销个人家庭消费、娱乐场所消费、旅游费用、各种罚款、捐款、赞助、投资等支出。严禁虚列、伪造名单，虚报冒领科研劳务费和专家咨询费。严禁设立“小金库”。
第十二条 项目合同约定可支付的内容及规定
1、项目合同约定可支付的内容：设备费、材料费、测试化验加工费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费、其他费用及间接费用等。
2、涉及科研采购的，分类如下：
分类 |
一类 |
二类 |
备注 |
公开招标 邀请招标 |
竞争性磋商或谈判/询价 |
电商平台 专业卖场 |
合格供应商模式 |
报告审批模式 |
科 研 类 |
设备 |
>100 |
>10,≤100 |
≤10 |
1）1万元以上采购需首先填写《采购需求审批表》（附件二）（单一来源方式采购的还需同时填写附件三并出具两位本领域专家的意见），采购审批通过后办理合同（供应商需盖章且项目负责人需签字）； 2）不超过1万元的采购需提供采购需求说明； 3）前述未尽的采购事宜参照研究院《采购管理规定》。 |
材料 |
>100 |
>5,≤100 |
≤5 |
外协测试加工、实验 |
>100 |
>50,≤100 |
≤50 |
科研服务 |
>30 |
>10,≤30 |
≤10 |
3、具体支付规定
1)设备费
①设备费报销需提供供销双方签订的购买合同、发票、《固定资产申购验收表》（附件四）、《固定资产领用签字表》(附件五)。
②合同约定分批付款或预付款的，付款时需提供供销双方签订的购买合同、发票（合同有约定的按合同执行），并按合同付款条件提供履约证明材料。
③购买设备需在采购审批和购置环节分别提供预计和实际设备尺寸、重量以保证设备后期能够顺利进场，并在合同约定时间内将设备送达华中科技大学深圳产学研基地内的指定位置，由实验室管理人员和项目组人员（如设备使用人）对设备进行验收签字确认。
④实验室不在深圳，一般不宜购买固定资产。凡使用科研经费购置的固定资产，均属于国有资产，纳入本院资产统一管理，其处置按国家和研究院有关规定办理。
⑤项目负责人由于项目研发工作需要在外地使用设备，需签订《固定资产借用协议》（附件六）以做好设备交接记录。
2) 材料费
①材料费指在项目研究过程中消耗的各种原材料、辅助材料等易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。具体包含耗材费、设备零部件费、实验用品费。
②项目负责人应安排专人对采购材料进行验收，费用报销时应附相关负责人签字的《材料验收单》（附件七）。
3）测试化验加工费
①测试化验加工费是指在项目研究过程中支付给外单位（包括校本部）的检验、测试、化验及加工等费用。
②支付测试化验加工费，应提供测试化验加工清单（报告）及发票。
4）燃料动力费
①燃料动力费指在项目研究过程中相关大型仪器设备、专用科研装置等运行发生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用。
②已安装水电表的课题组，按实际使用额，凭票据列入燃料动力费。暂未安装水电表的课题组，不得简单按比例计提水电费。科研项目有间接费用预算的，执行间接费用的相关规定，不得提取水电费。
5）差旅费
①差旅费指在项目研究过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的差旅费、市内交通费等。
②出差人员应为课题组人员，严禁报销与项目无关的差旅费支出。
③报销款项原则上直接打入出差人账户，实际执行中如存在项目负责人或项目组成员统一购买火车票，申请将费用报销至给实际垫款人，需项目负责人签字确认。
④报销差旅费时应提供往返车票、期间住宿发票；根据规定实际发生住宿而无住宿费发票的，不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。
⑤住宿费报销时必须提供住宿费发票，实际发生额未超过住宿费限额标准的，以票面金额给予报销，超过标准部分由报销人员自行承担，如会议指定酒店、出国住宿超出住宿费限额标准，需提交会议邀请函或出国邀请函及相关证明。住宿费原则上不能单独报销，住宿费必须与往返车票一同报销，且必须与票面时间相匹配。
⑥出差补助天数的计算以所乘交通工具票面时间为准。报销出差补助需有往返程交通票以计算补贴天数，并采用定额包干制，不再另行报销伙食费；法定节假日放假期间不属于出差报销范围，应不予报销，如特殊情况在节假日出差的，如确需报销出差补助则需要提供会议邀请函或答辩说明等证明材料。严禁报销与出差事由无关的费用，禁止出差期间公费旅游，凡有景区消费的发票均不能报销。
⑦差旅费的报销标准参照华中科技大学差旅费报销标准。
⑧差旅费支出超过项目经费分项预算的，应有书面申请，经研究院审核通过后方可予以支付，不应随意计入其他科目。
⑨差旅费报销应在出差结束后在三个月内报销，原则上遵循“一事一报，一次一报”原则。严禁报销跨年发票，即上年开具或上年验销的发票；发票必须规范，发票信息齐全并加盖发票专用章。
⑩出差期间因公产生的市内交通费随差旅费一同采取实报实销的形式报销。
6）会议费
①会议费是指在项目研究过程中为组织开展学术研讨、咨询、协调及项目评审而发生的主办或举办会议的费用。
②会议费报销应有会议通知、会期、参会人员签到表等凭据，不得包括礼品费、招待费（组织会餐或宴请）和旅游费等开支。
③会议费报销需填写差旅报销单，需提供一套发票：往返交通票、会议注册（场地）费、住宿费票等；其他报销要求遵循差旅费报销规定。
④举办会议开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费等；国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金费用。
⑤会议费的报销参照《华中科技大学会议费管理暂行办法》执行。
7）国际合作与交流费
①国际合作与交流费是指在项目研究过程中科研人员赴国外、港澳台地区及外国专家来华工作的费用。
②国际合作与交流的出国人员应为课题组人员，实行先审批后用款的原则。出访目的地、国别、天数次数和人员规模应与预算相符，应有相关邀请函、出入境时间等相关资料。
③严禁报销与交流会无关的费用，禁止公费旅游，凡有景区消费的发票均不能报销。
④报销时填写差旅费报销单，需将发票金额按照当天汇率进行换算，填写人民币金额。报销时国际机票需打印对应行程单、登机牌与会议说明或邀请函作为附件方可进行报销。其他报销要求遵循差旅费报销规定。
⑤需按照实际发生的经济业务计入相应的科目核算。
8）出版/文献/信息传播/知识产权事务费
出版/文献/信息传播/知识产权事务费是指在项目研究过程中需要支付的出版费、资料费、印刷费（打印装订费）、数据采集费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。
9)劳务费
①劳务费是指在项目研究过程中支付给参与项目研究的研究生、博士后、访问学者以及项目聘用的研究人员、科研辅助人员等的劳务性费用（包括其社会保险补助费用）。
②课题组成员发生变更时，项目负责人应及时提供变更名单，并保证其真实性。变更名单应报科研主管部门备案，并报财务部执行。
③发放劳务费需填写《研究生科研补贴明细表》（附件八），银行账户及开户行需精确到具体支行或分理处，领款人签名必须是本人签名；发放时只能转入研究生科研补贴明细表中所列人员对应的同名帐户。
④劳务费按月发放，每月只能发放一次。如发放金额超过800元/月/人，实际发放金额需按国家规定扣除相应税额。
10）专家咨询费
①专家咨询费指在项目研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。申请支付专家咨询费时需提供相关项目的专家咨询合同，合同应附专家介绍及身份证复印件。
②报销专家咨询费需填写《项目专家咨询费发放表》（附件九），专家咨询天数、内容及收款银行卡号；银行账户及开户行需精确到具体支行或分理处，咨询费发放表必须本人签字，保证费用以银证转账形式发放到本人账户。
③专家咨询费的发放额度必须参照项目主管部门标准，若无明确标准则参照《中央财政科研项目专家咨询费管理办法》。
④专家咨询费按月或按次发放，并依法缴纳个人所得税。
11）委外科研服务费
①委外科研服务费是指研究院承担的科研项目在研究过程中，需要委托外单位进行协作研究而支付的服务费用。
②委外科研服务包括技术开发、咨询等科研协作活动。
③支付委外科研服务费，严格参照委外合同（协议）条款执行。
④委外合同（协议）履行完毕后，需提供研究成果验收资料。
12）其他费用
其他费用是指在项目研究过程中发生的除上述项目之外的其他支出。
13）间接费用
间接费用是指研究院在组织和支持课题研究过程中发生的无法在直接费用中列支的相关费用。主要包括研究院为项目研究提供的现有仪器设备及房屋、公共设施水电气暖消耗等支出，以及研究院为提高科研工作绩效安排的绩效支出。间接费用不得调整。
13）其他规定
①不得报销餐费。
②不得报销非公共交通费。
③国拨的资金不能用于借款。
④所有项目合同的签订必须由项目负责人本人签字。
⑤原则上，提供发票后才能报销，若特殊情况涉及先付款后开票则需填写《财务垫付借条》（附件十）并在规定时间内补齐发票。
第五章 附则
第十三条 本办法公布之日起实行，由研究院科技发展中心和财务部负责解释与修订，原《研究院纵向科研项目经费管理办法》自行废止。
附件一、项目资金支出申请表
附件二、采购需求审批表
附件三、单一来源方式采购事由说明
附件四、固定资产申购验收表
附件五、固定资产领用签字表
附件六、固定资产借用协议书
附件七、材料验收单
附件八、研究生科研补贴明细表
附件九、项目专家咨询费发放表
附件十、财务垫付借条
